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Tools nach Typ: 8 Zeiterfassungs-Apps im Test

Tools nach Typ: 8 Zeiterfassungs-Apps im Test

alter Wecker vor Tastatur

Wer hat an der Uhr gedreht? Manche Arbeitstage vergehen wie im Sturzflug. Diese Tools zur Zeiterfassung entlarven Zeitfresser und verschaffen euch einen Überblick über euer Zeitbudget

Gerade erst den zweiten Vormittagskaffee gekocht, ein paar Mails beantwortet, das Textdokument geöffnet – und schon ist wieder Feierabend. Manche Arbeitstage vergehen wie im Sturzflug. Am Ende wissen wir nicht, wofür wir die vielen Stunden eigentlich verwendet haben. Das schadet nicht nur unserem Terminkalender, sondern auch unserem Kontostand.

Freie sollten einen Überblick darüber haben, in welche Projekte und Aufgaben sie wie viele Arbeitsstunden investieren. Einerseits hilft das beim Abrechnen mit Kund*innen, von denen wir auf Stundenbasis bezahlt werden. Andererseits müssen wir auch selbst wissen, welche Projekte sich lohnen – und welche Aufgaben bloße Zeitfresser sind, die sich kaum bezahlt machen.

Wer sein Zeitbudget überwacht, tritt auch gegenüber Kund*innen selbstbewusster auf. Wir können unserer Lieblingsredakteurin transparent vorrechnen, wie viele Tagessätze wir für das Feature mit zwei Protagonisten-Interviews und drei Expertinnenstimmen kalkulieren. Schließlich haben wir Erfahrungswerte, wie lange Recherche, Expertensuche, Interviewführung, Transkribieren und Texten dauern – aufgezeichnet in einem Excel-Sheet oder in unserer Zeiterfassungs-App. Wenn es um unsere Arbeitszeit geht, kann uns niemand etwas vormachen.

Doch nicht nur das: Zeiterfassungs-Tools helfen uns auch beim Aufstöbern von Zeitfressern. Wer seine Arbeitszeit aufzeichnet, weiß im besten Fall, wie viele Minuten oder Stunden fürs Mailschreiben, Facebook-Scrollen, News-Checken oder Youtube-Filme-Gucken draufgehen. Sich die verdaddelte Arbeitszeit vor Augen zu führen ist manchmal der erste Weg zur Besserung.  

Klar ist: Kreative Prozesse lassen sich nicht per Stechuhr aktivieren und antreiben. Manchmal feilen wir einen halben Tag an einem Einstieg oder einem kniffligen Analyseabsatz. Manchmal dauert die Protagonist*innensuche eine halbe Ewigkeit. Nicht immer können wir unseren Kund*innen geistige Strapazen oder kreative Totalausfälle berechnen. Doch wer Herr*in über die eigene Zeit ist, weiß am Ende am besten, was an einem Durchschnittstag zu schaffen ist.

Es wird also Zeit, sich mit der eigenen Zeit zu beschäftigen. Auf dem Markt der Tracking-Tools tummeln sich unzählige Apps, Werkzeuge und Gadgets, mit denen man seine Arbeitszeit verbuchen kann – in unterschiedlichen Gewändern und Gestalten. Wir haben acht Tools gesammelt, möglichst eines für jeden Freien-Typus. Was verwendet ihr am liebsten? Wenn ihr noch andere Empfehlungen habt: immer gern her damit!

1. Für Technik-Faule: Toggl

Wer sich nicht mit zig Features rumschlagen will, sondern nach einer selbsterklärenden App für Technik-Faule sucht, ist bei Toggl richtig. Dank puristischem Design und reduzierten Funktionen ist keine Einarbeitungszeit nötig. Einfach eingeben, an welchem Projekt man arbeitet, Timer starten – und wieder stoppen, sobald man fertig ist oder eine Pause machen will. Nach getaner Arbeit kann Toggl für dich, deine Kolleg*innen und Kund*innen visuell ansprechende Reports, Charts und Timelines generieren.

Toggl ist als Web-Service ohne Download nutzbar. Wer mag, kann die App auch für Windows, Linux, OS X und iOS runterladen. Die Basis-Version ist kostenlos, willst du jedoch in den Genuss aller Features (Excel-Exports, Mail-Reminder etc.) kommen, musst du neun US-Dollar im Monat bezahlen.

2. Für Purist*innen: Timelog

Diese App konzentriert sich auf das Wesentliche: eine HTML-Stoppuhr im Browser, nicht mehr und nicht weniger. „Dead simple“ – so wirbt die App aus Hamburg für ihren Service. Einmal geklickt, wechselt die Hintergrundfarbe, der Timer läuft los. Ein weiterer Klick stoppt das virtuelle Uhrwerk. Nun habt ihr die Möglichkeit, eure gestoppte Zeit mit einem kurzen Text eurer Wahl zu kennzeichnen.

Die Zeitabnahmen werden gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen werden. Dafür benötigt die Seite nicht einmal eine Anmeldung; die Zeiten werden anhand von Cookies gespeichert. Wer sich registriert, kann auch in anderen Browsern oder Endgeräten auf gespeicherte Zeiten zugreifen. In beiden Fällen ist die App kostenlos.

3. Für Haptik-Fans: Timeular

Manche mögen’s haptisch – gerade wenn der restliche Arbeitstag so virtuell verläuft. Timeular ist ein kleiner, handlicher Oktaeder, den man auf dem Schreibtisch platzieren kann. Je nachdem, auf welche Würfelseite man ihn dreht, zeichnet er die Arbeitszeiten für unterschiedliche Projekte auf. Zuvor hat man den acht Seiten des Würfels unterschiedliche Projekte, Kund*innen oder Tätigkeiten zugewiesen. Über Bluetooth verbindet sich der Würfel mit dem Computer oder Smartphone.

Das Alleinstellungsmerkmal des österreichischen Start-ups: die hübsche Hardware. Dafür ist der Service auch relativ kostspielig. Der Würfel inklusive der Basis-Software kostet einmalig 89 Euro. Will man die Pro-Version (um seine Daten etwa in ein Excel-Sheet zu exportieren), sind monatlich ein paar zusätzliche Euros fällig (je nach Paket und Laufzeit unterschiedlich).

4. Für Prokrastinierer*innen: RescueTime

Die meisten Zeiterfassungs-Apps funktionieren wie eine Stoppuhr, die die Nutzer*in selbst steuert. Zum Aufstöbern von Zeitfressern sind sie nur bedingt geeignet. Einen anderen Ansatz verfolgen Zeit-Tracker: Arbeiten wir auf unserem Rechner, verfolgen sie im Hintergrund unauffällig, wie viel Zeit wir für verschiedene Programme, Anwendungen oder Websites aufwenden – ohne dass wir sie beim Wechseln von Tätigkeiten immer aktivieren müssen.

Regelmäßige Berichte geben einen guten Überblick über unsere Bildschirmzeit: Wie lange klicken wir uns pro Tag durch unser Mailprogramm? Wie viel Zeit verplempern wir auf Facebook?  Und wie viele Stunden haben wir am Ende einer Woche in Word-Dokumenten verbracht? Schockierende Erkenntnisse können uns dabei helfen, bewusster mit unserer Zeit umzugehen. Für Projekt- und Kund*innenabrechnungen sind die Zeit-Tracker weniger geeignet, dafür aber als gute Ergänzung für das eigene Zeitmanagement. Das Programm RescueTime ist ein empfehlenswertes Beispiel für eine vollautomatische Tracking-App. Nach Ablauf der zweiwöchigen Testfrist kostet die App ab sechs US-Dollar im Monat.

5. Für Datenschützer*innen: Kimai

„Vielleicht die beste kostenlose und Open Source Zeiterfassung, die Du finden wirst…“ Damit wirbt das Tool Kimai. Es ist besonders interessant für all jene, die ihre Daten bei keinen Unternehmen oder kommerziellen Cloud-Anbietern ablegen wollen, aber dennoch Bedarf an einer Web-App zur Zeiterfassung haben.

Die Lösung ist dabei eher etwas für Technik-Fuxe: Damit sie richtig funktioniert, benötigt man PHP5 und MySQL5. Wer diese Voraussetzungen erfüllt, kann seine Datenbank auf einem eigenen Webserver bei einem Host ablegen. Alternativ lässt sich Kimai auch auf dem lokalen Rechner mit XAMPP betreiben. Wer nun mit all diesen Begriffen wenig anfangen kann, kann auf eine andere App ausweichen – oder sich durch das umfangreiche Benutzerhandbuch, die Demo und das Forum klicken.

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6. Für Teams: Clockodo oder Clockify

Zum Glück sind Freischreiber*innen nicht immer Einzelkämpfer*innen. Oft arbeiten wir auch in Teams an Projekten. Die App Clockodo aus Deutschland richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, kann aber genauso gut von selbst organisierten Teams genutzt werden. Dabei können in der „digitalen Stempeluhr“ beliebig viele Teammitglieder angelegt werden – mit einzeln bestimmbaren Zugriffsrechten.

Die Zeiterfassung kann jedes Teammitglied individuell nutzen: Stoppuhr an, Stoppuhr aus. Reports und gemeinsame Kalender geben einen Überblick über verrichtete Arbeitsstunden, Abwesenheiten und insgesamt gearbeitete Projektstunden. Mit 6,50 Euro pro Monat ist man dabei – auf ein Team von bis zu zehn Freien gerechnet, ist das gar nicht so viel Geld.

Eine Alternative in englischer Sprache: Clockify. Die App wirbt damit, “der einzig freie Zeitmesser für Teams” zu sein. Im Basis-Modus ist das Programm auch tatsächlich kostenlos; viele Funktionen sind allerdings erst im kostenpflichtigen Plus-Modell verfügbar.

7. Für KI-Fans: Timely

Das norwegische Team hinter Timely wirbt mit künstlicher Intelligenz: Anfangs muss man der App (wie bei Anbietern auch) noch selbst mitteilen, welche Projekte man aufgezeichnet hat. Indem man den Dienst „Memory Tracker“ (Mac, Win) laufen lässt, kann die Software mit der Zeit aber eigenständig kategorisieren, welche Aufzeichnungen welchen Arbeitsprojekten zuzuordnen sind.

Der Dienst ist ab monatlichen sieben US-Dollar verfügbar und bietet in dieser Basis-Version die Verwaltung von bis zu fünf Projekten. Die KI gibt es allerdings erst ab 14 US-Dollar pro Monat obendrauf, dafür aber mit der Verwaltung von bis zu 25 Projekten inklusive.

8. Für die Work-Life-Balance: ATracker

Unser Leben besteht nicht nur aus Arbeitsstunden – zum Glück! Wer einen Überblick über seine Work-Life-Balance haben möchte, kann mit der App ATracker nicht nur Arbeitsstunden verbuchen, sondern auch jene Zeit, die man mit Hobbys, Hausarbeit oder Leibesübungen verbringt. Farbenfrohe Diagramme offenbaren einem sodann, womit man seine Erdenzeit so füllt. Kaum jemand wird kontinuierlich jeden seiner Tagesschritte dokumentieren wollen – eine Zeitlang eingesetzt, kann das Tracking aber durchaus Augen öffnen.

Eine Grundvoraussetzung gilt freilich für alle technischen Helferlein: Man muss sie konsequent verwenden. Wer regelmäßig vergisst, die Uhr zu stoppen oder den Würfel zu drehen, wird keine vernünftigen Ergebnisse bekommen. Denn: Bekanntlich sitzt die größte Fehlerquelle immer noch vor dem Rechner.

Bild: shutterstock.com / Anutr Yossundara

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