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BASICS – Mahnen: manchmal unvermeidlich

BASICS – Mahnen: manchmal unvermeidlich

Hier und da kommt in der Buchhaltung von Auftraggeber*innen etwas durcheinander, manchmal geht auch einfach was vergessen. Wenn Kund*innen Rechnungen nicht bezahlen, müsst ihr sie daran erinnern. Wie die richtige Mahnung aussieht.

Von Jan Schwenkenbecher

Irgendwann passiert es jedem einmal: ein Kunde oder eine Kundin zahlt seine Rechnung nicht. Zunächst mal gilt es, ruhig zu bleiben. In den allermeisten Fällen dürfte das an interner Bürokratie, Schlamperei oder Fehlern in der Buchhaltung liegen, in den allermeisten Fällen steckt also keine böse Absicht dahinter. Also wartet ruhig nochmal eine Woche ab, vielleicht kommt das Geld ja noch.

Das ist natürlich leichter hierhin geschrieben, als in manchen Situationen tatsächlich getan. Je nach Höhe der Rechnung kann von der Zahlungsmoral der Kund*innen schon mal abhängen, ob alle eigenen Rechnungen beglichen werden können. Bei Großaufträgen empfiehlt es sich deswegen, schon vorab Teilzahlungen mit festen Zahlungsfristen zu vereinbaren. Dann wartet ihr am Ende gegebenenfalls nicht auf gaaaanz viel Geld, sondern nur auf ganz viel Geld. Wichtig in jedem Fall ist, dass ihr eure eigene Buchhaltung so aufzieht, dass ihr immer den Überblick behaltet: wem habt ihr wann eine Rechnung gestellt und wann läuft die darin genannte Zahlungsfrist aus? Wenn ihr keine Frist angegeben habt, beläuft sich die Frist per Gesetz auf 30 Tage.

Geschieht nichts, solltet ihr dann als erstes erst einmal freundlich nachfragen, bevor ihr eine Mahnung schickt. Wenn die Nachbarin um zwei Uhr nachts die Musik festivallaut laufen hat, klingelt ihr ja auch erstmal an der Tür und ruft nicht direkt die 110 an. Reagiert die Nachbarin… ähem, die Auftraggeberin nicht, und die Zahlungsfrist ist überschritten, solltet ihr eine Mahnung schicken.

Die Mahnung – was gehört da rein?

Die Mahnung selbst muss nicht zwangsläufig das tabellarische Format einer Rechnung haben. Folgende Punkte sollten aber in ihr enthalten sein:

  • Das Wort „Mahnung“. Denn nur wenn Mahnung draufsteht, ist auch Mahnung drinnen.
  • Die Rechnungsnummer der nicht beglichenen Rechnung angeben. So weiß der Kunde (hoffentlich) gleich, worum es eigentlich geht.
  • Den offenen Betrag nennen.
  • Die ursprüngliche Zahlungsfrist angeben, bis zu der euer Kunde eigentlich hätte bezahlen sollen.
  • Eine neue Zahlungsfrist angeben, bis zu der euer Kunde bezahlen soll.

Wenn ihr mögt, könnt ihr die erste Mahnung auch „1. Mahnung“ nennen. Es gibt allerdings keine gesetzliche Vorgabe dazu, wie oft man Schuldner*innen, die ihre offenen Rechnungen nicht begleichen, ermahnen muss. Ihr könnt auch noch eine zweite und eine dritte Mahnung schicken, wenn sich nichts tut. Oder ihr stellt gleich einen Mahnantrag, ohne vorab eine Mahnung zu schicken (sofern das Zahlungsziel überschritten ist). Hier dürft ihr euer Fingerspitzengefühl einsetzen: Handelt es sich um treue und sonst problemfreie Auftraggeber*innen, dann schickt noch eine Mahnung mehr und ruft zwischendurch nochmal an. Fallen die Kund*innen ohnehin ständig als Sorgenkinder auf, dann habt ihr vielleicht mit einer strengeren Handhabung mehr Erfolg.

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Als vorerst letzten Schritt (bevor es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt) könnt ihr einen Mahnantrag stellen. Das geht relativ bequem online: www.online-mahnantrag.de. Dort findet ihr ein gemeinsam aufgesetztes Portal der deutschen Mahngerichte und könnt euren Antrag gleich online stellen. Doch seid gewarnt: dem Mahnantrag können säumige Kund*innen recht leicht widersprechen und dann müsstet ihr vor Gericht ziehen, um eure Forderung auf dem rechtlichen Wege durchzusetzen. Das wiederum kostet Geld (das ihr im Erfolgsfall zurückbekommt) und Zeit (die ihr nicht zurückbekommt).

Es ist deshalb sehr zu empfehlen, zunächst mal alles daran zu setzen, offene Rechnungen unbürokratisch aus der Welt zu schaffen. Gegebenfalls schickt eine Mahnung – aber seht sie eher als freundliche Erinnerung, nicht als erste Eskalationsstufe (dann klingt auch der Ton so, in dem ihr sie schreibt). Und sollte es wirklich mal ernsthafte Probleme geben, dann vergesst am Ende eines nicht: Warnt eure Kolleg*innen vor solchen Auftraggeber*innen. Zum Beispiel im Forum des Berufsverbandes eurer Wahl.

Foto: shutterstock.com | agil73

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